Если вы думаете, что писать письма уже давно неактуально, то вы ошибаетесь. Пусть даже не написанные от руки, не запечатанные в конверт и не доставленные с помощью обычной почты, а переданные с помощью интернета, они до сих пор являются удобным и важным источником информации.
Письма для общения с друзьями и родственниками, а именно их оформление, не имеют жестких требований. Однако осталась сфера, в которой этому уделяется должное внимание. Речь идет о деловой переписке – важнейшей части взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций, в какой последовательности поместить информацию, какие слова следует употреблять.
Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.
Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: “Уважаемая госпожа Иванова!”, “Уважаемый Михаил Петрович!”, “Уважаемый господин директор!”, “Уважаемые господа!”. Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа “г-н”, “г-жа” или употребление инициалов человека.
Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: “Надеемся/надеюсь…”, “Уверен/уверены…”, “Просим извинить за задержку с ответом” и т.п.
Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: “С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)”. По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, заставить действовать в нужном для автора направлении. Поэтому текст письма должен быть однозначным, лаконичным, точным и ясным.
