Поговорка «работа не волк, в лес не убежит» относится к разряду афоризмов, которые редко оказываются правдивыми в реальной жизни. Обычно такой подход приводит к тому, что мы не успеваем за рабочий день сделать все необходимое, и приходится оставаться после работы или брать работу на дом. Как все успевать на работе?
Конечно, мы сейчас не имеем в виду, когда вам нужно сделать заведомо невыполнимый за отведенное рабочее время объем работы, скажем, во время дедлайна, срочного заказа, или если начальник просто любит нагружать вас работой. Тут придется или работать сверхурочно (если игра стоит свеч), или увольняться. Мы поговорим о том, как все успевать, когда объем работы посильный, но что-то мешает с ним справляться.
Обычно есть две причины тому, что мы что-то не успеваем на работе: это либо неспособность приняться за работу (когда вы слишком долго «раскачиваетесь» в начале рабочего дня или после обеденного перерыва), или неумение планировать свое рабочее время (отсутствие навыков тайм-менеджмента) и общая несобранность.
В первом случае вам могут помочь наши советы, описанные в статье «Как заставить себя работать?» А во втором нужно будет учиться управлять своим временем. О тайм-менедженте написано уже немало, но мы все же дадим несколько советов касательно того, как все успевать на работе.
Кому-то эти советы могут показаться избитыми и банальными. Но часто самые банальные советы — самые действенные, потому что в поисках чудодейственных рецептов, как все успевать на работе, мы забываем о мелочах, которые могут сделать нашу жизнь намного проще.
Одна из них — это планирование рабочего времени. Бывает так, что мы не успеваем что-то сделать не из-за нехватки времени, а из-за того, что забыли об этом и вспомнили слишком поздно. Поэтому нужно обязательно записывать если не все свои планы на день, то хотя бы самые важные из них. Будете ли вы использовать ежедневник, кучу липких записок на мониторе или специальную программу для планирования рабочего времени — это дело ваше, лишь бы вам было удобно.
Постарайтесь разделить рабочий день на части в зависимости от того, в какие часы дня вы наиболее продуктивны. Если вам лучше работается утром, все важные дела делайте до обеда, а послеобеденное время посвящайте рутине и менее важным делам. А если вы «раскачиваетесь» только ко второй половине дня, под рутину отведите первую. Конечно, это не касается срочных дел, которые нужно делать «прямо сейчас» или «на вчера».
Второй важный момент — это организация рабочего пространства. Кучу рабочего времени «съедают» поиски нужных бумаг на столе и нужных файлов в компьютере. Поэтому обязательно держите рабочий стол в порядке, не сваливайте на нем документы в кучу. То же касается и жесткого диска вашего компьютера: обилие папок с названиями из серии «Новая папка(2)», «Новая папка(138)» и документов типа «Безымянный-466» точно не помогут ускорить рабочий процесс, а только затормозят его.
Также нужно постараться свести к минимуму все отвлекающие факторы. Серфинг в интернете, разговоры и перекуры с коллегами, чаепития — все это, несомненно, весело, но на продуктивность влияет не лучшим образом. Постарайтесь отвлекаться как можно меньше, возможно, тогда вам не придется интересоваться, как все успевать: откуда-то возьмется то время, которого вечно не хватало.
Но этому совету нужно следовать без фанатизма: работать совсем без отдыха невозможно. Каждый час-полтора делайте перерыв на 5-10 минут, отвлекитесь от компьютера, пройдитесь, сделайте себе чай или кофе. Или хотя бы потянитесь и сделайте пару простых упражнений для снятия утомления. Если вам сложно продолжить работу «с середины» после перерыва, делайте перерыв после того, как вы выполнили определенное задание и готовы приступить к новому.
Еще один метод, позволяющий успевать больше, носит название «метод Юлия Цезаря». Великий полководец славился своим умением делать несколько дел одновременно. Поэтому постарайтесь совмещать работу рутинную с работой интеллектуальной. Скажем, делая ксерокопии документов, можете обдумывать коммерческое предложение, которое вам предстоит составить. Но не увлекайтесь слишком сильно, чтобы не оказалось, что вы накопировали лишнего.
Секрет того, как все успевать на работе, в большинстве случаев кроется в вашей организованности. Если начальство не требует от вас сверхъестественного, достаточно правильно спланировать свой рабочий день и распределить дела, чтобы за день успеть сделать все, не слишком при этом напрягаясь.
